Numérisation de documents

EXTALEA développe des activités de Services Administratifs. Notre expertise dans ce domaine nous permet de vous offrir des services de qualité :

La dématérialisation et la gestion électronique de documents :

  • L'archivage numérique de dossiers 
  • La numérisation des flux entrants (factures et tout type de documents)
  • L'indexation des fichiers numériques (OCR, Reconnaissance Optique de Caractères)
  • La saisie et l'indexation manuelle

Ainsi, EXTALEA vous propose une gestion globale de vos projets de dématérialisation de documents et peut vous accompagner.

  • Etudes, conseils et gestion de projets
  • Logistique, réception des documents, contrôle et identification
  • Préparation des documents, tri, analyse et typage des documents
  • Numérisation de tout type de document et support jusqu'au format A0
  • Indexation
  • Traitement et/ou intégration des données
  • Stockage des données
  • Archivage numérique
  • Restitution des documents physiques et/ou Destruction conformément aux normes

Pour la mise en œuvre de vos projets, nous adaptons nos équipements en fonction de l'évolution technologique et vous proposons des solutions en phase avec vos besoins.

  • Scanners de production tous formats jusqu'au plans A0
  • Logiciels de numérisation, de traitement d'images, de vidéocodage, d'OCR
  • Développement d'outils spécifiques en fonction des besoins des projets

Nous mettons en place des serveurs dédiés à nos clients ingérant les protocoles informatiques adaptés, permettant ainsi de sécuriser les données transférées.

Élément clé de nos engagements, nous proposons des plans de Continuité d'Activités, permettant de garantir la poursuite de l'acte et d'assurer le maintien des processus entre nos clients et nous.

Nous adaptons nos ressources (chef de projet, chefs d'équipes et opérateurs) en fonction des besoins.

Nous déployons une architecture informatique en fonction des besoins du projet permettant ainsi de mutualiser nos ressources, de répartir les étapes du processus de traitement si besoin, mais également de mettre à disposition les informations livrables pour nos clients dans un espace dédié et sécurisé de type SFTP.

Toutes nos opérations de numérisation sont effectuées conformément aux exigences de la norme NF Z42-013 (non obligatoire). Cette norme définit un ensemble de spécifications, tant sur les mesures techniques qu'organisationnelles.    

Le traitement du courrier et document papier :

  • Le tri et l'archivage de documents temporaires
  • La saisie informatique (saisie d'adresses, de textes, de questionnaires, etc...)
  • Le traitement des réponses négatives aux candidatures
  • La constitution de dossiers administratifs, commerciaux, RH, juridiques, achats, etc...

Nous vous proposons également de prendre en charge toutes ces activités au sein de vos locaux, dans le cadre de prestations sur votre site, en déployant les outils, les moyens et les ressources humaines nécessaires et adaptés à la bonne réalisation de vos projets.